如何掌握摘要管理：学术会议成功的终极清单？

获取“摘要管理清单”的副本，该清单是根据多年来一直在策划会议的活动组织者的经验编制的。
在我作为专业会议组织者的 87+ 年经验中，我策划和组织了超过 25 次国际学术会议和研讨会。在这段时间里，我学习了规划和管理摘要和完整论文提交过程的关键步骤。
我是在院士的建议下写这篇博文的，他们是组织第 35 届国际学术会议的科学委员会成员。他们不知道会议管理软件的现状，也不知道它如何轻松地管理学术会议的科学部分，通过自动化流程消除了大部分差距。他们花费了宝贵的时间和精力来创建无错误的会议程序和摘要书籍。
对于本文的篇幅和占用您的时间，我深表歉意。我将按照科学委员会院士的建议深入探讨细节。
在深入研究之前，我想花点时间通知您，我们已经开发了 Meetinghand 摘要提交管理解决方案，以解决学术会议策划者面临的大多数挑战。因此，如果您想了解更多关于 Meetinghand 的信息，请与我们预订私人演示。
在设置会议提交表格并开始收集摘要之前，我总是考虑以下问题;
- 如何鼓励作者轻松投稿？

- 如何轻松管理评估过程？

- 如何通知作者？

- 如何从头到尾保持摘要更新？

- 如何轻松地将摘要添加到会议议程中？

- 如何准备一本无差错的摘要集并使其保持最新状态？

- 以及，如何查看作者的注册状态？
我将尝试以类似于“五个W和一个H”的方式处理问题，以更好地传达要点，而不会与学术读者的好奇心发生冲突。
请记住，我将从更广泛的角度来讨论这个主题，使用“会议”一词来包括大多数类型的学术活动，例如大会、研讨会、研讨会、座谈会和培训课程。
您可以创建自定义清单以满足您的确切需求，甚至可以给我发电子邮件寻求帮助或建议，因为每个事件都可能是独一无二的。
作为一般规则，我总是考虑;
- 下一步，不要忘记我们的最终目标始终是前进，而不是迷失在迷宫中。

- 是什么鼓励作者提交他们的作品？

- 作者如何更容易地提交论文？
以下是我向科学委员会和会议组织者提出的问题，以及我的建议。

组织会议和管理其科学框架的主要目标和考虑因素是什么？
您希望会议实现的主要目标是什么？
可以追求各种目标，例如创建科学高质量的会议计划、收集大量摘要、吸引大量参与者、收集完整论文和出版论文集。
然而，实现所有这些目标可能并不容易。因此，明确收集摘要的最重要（最终）目标至关重要，因为它将塑造未来的方法。
您打算出版会议论文集吗？
一些会议以会议书籍、特刊、全文集或扩展摘要等形式出版论文集。如果以前的会议已经这样做了，建议发布会议论文集，正如与会者所期望的那样。然而，这需要大量的努力和深入的审查，可能包括详细的方法、分析、结果和对所提出研究的讨论。如果有必要，可以考虑通过双赢的伙伴关系将其作为科学期刊的特刊出版，因为他们通常在该领域拥有更多的经验。

您将在摘要征集中包括哪些信息？
建议电子邮件公告信息保持简洁，仅包含会议主题的简要概述、会议网页链接、参加会议的社会和学术利益、组织者和支持机构的徽标以及使用友好的语言。
在会议网页上，通过清楚地添加重要日期、科学主题、演讲类型、提交、评估和通知流程，以及有关摘要格式的简要说明（例如字数限制）来扩展信息。
你会要求受邀演讲者提交摘要吗？
建议从受邀演讲者那里收集摘要，并将其包含在摘要书中，以增加其感知价值。受邀演讲者在吸引与会者、提高知名度和增加会议影响力方面发挥着关键作用。
您应该为摘要提交设定什么截止日期？
在确定摘要提交截止日期时，请考虑会议日期、作者准备摘要所需的时间以及创建和宣布会议计划所需的时间。
通常，会议策划者会声明以下截止日期：
- 摘要提交开始日期，- 摘要提交截止日期，- 评估结果公布日期，
- 作者注册和付款截止日期。
需要注意的是，组织者可能倾向于延长截止日期，因为参与者经常会预料到。允许更长的海报展示提交时间可能是有益的，因为它们通常更容易在会议计划中管理和安排。

您应该考虑哪些演示类型？
口头和海报展示是基本的演讲类型。研讨会、小组会议、圆桌讨论和研究论坛是一些受欢迎的类型。然而，虚拟演示因其节省成本的优势而在 COVID-19 大流行期间广受欢迎。
Arber 博士建议将 PechaKucha 作为一种演示形式，弥合传统海报和口头演示格式之间的差距。这种形式可能会吸引年轻一代和早期职业研究人员，因为它与现代技术和快节奏的沟通方式保持一致。
此外，提供“海报，如果不是口头”选项，在构建会议议程时提供了灵活性，并有助于满足作者的偏好。
每位作者应提交多少摘要？
评估会议计划以确定有多少可用的演讲时段以及在以前的会议上收到了多少摘要，这对于定义每个参与者的提交限制非常重要。
出于各种原因，会议策划者通常接受比可用时段更多的摘要，例如：
- 大约25%的被接受的摘要可能不支付注册费，或者可能由于不同的原因而退出。在这方面，作者付款的最后期限至关重要。
- 增加平行房间或将口头报告时间从 20 分钟减少到 15 分钟，可以使报告容量增加 25%。
但无需担心。因为通常会出现许多创造性和实用的解决方案，以解决提交和参与者比预期更多的问题。

如何构建和构建抽象形式？分步清单
你应该以单一格式收集摘要吗？
考虑到会议的科学范围和潜在与会者，重要的是要确保摘要提交的格式和要求与与会者的专业水平相匹配。可能需要收集不同格式的提交材料并提供科学摘要示例。但是，如果会议和与会者不涉及专门的技术或利基主题，强烈建议使用单一的摘要格式并尽可能保持简单。
你们会以文本或文件格式收集摘要吗？
一般建议以文本格式收集摘要，以文件格式收集全文。将摘要收集为文本可以通过启用以下自动化流程来节省时间和精力：
- 设置内容的样式，例如字体类型、字体大小以及大写或小写字母的使用。
- 应用所需的提交规则，例如字数限制、标题长度、隶属关系和关键字。
- 允许作者进行必要的更新。
- 帮助组织者和审阅者轻松跟踪摘要更新和版本。
- 及时更新会议议程。
- 简化作者的摘要提交流程。
- 无误地导出摘要和摘要集的内容。
- 避免作者常犯的错误。
- 使用格式规则标准化摘要的外观。
- 使审核过程更轻松、更有效。
- 为作者、审稿人和组织者实施“所见即所得”的方法。
- 亲自通知作者并交付录取通知书和文件。
为了强调摘要提交格式的重要性，请考虑以下类比：以文本（而不是文件）的形式收集摘要类似于使用摘要管理平台（而不是电子邮件），这大大减少了手动工作和错误。

您是否应该提供摘要格式指南？
为作者提供简明扼要的指南将告知他们摘要的外观和内容，包括范围、方法和长度等方面。
然而，通常没有必要为摘要格式提供摘要模板，因为摘要提交表格不仅可以指导和展示预期的格式，还可以确保作者满足摘要要求。
您是否要求提交者选择会议的科学主题？
要求作者选择一个相关的科学主题可以帮助组织者有效地将每份提交的内容分配给会议计划中的适当审稿人和会议。此外，设置“其他”主题选项可以帮助您识别可能与科学会议范围不一致的摘要，从而为未来会议的潜在主题提供见解。

在摘要提交表格中应要求作者提供哪些信息？
摘要提交表格是会议组织者用来从潜在演讲者或参与者那里收集摘要的在线工具。必须保持摘要提交表格简单明了，专注于收集所需的信息并正确格式化摘要。
需要提供的关键信息包括：
- 与摘要相关的科学主题，
- 首选的演讲类型（例如，口头、海报、PechaKucha、海报（如果不是口头）等），
- 摘要标题，
- 摘要的作者，包括他们的单位、演讲者和通讯作者以及作者顺序，
- 摘要内容，包括最小和最大字数限制、添加图形和表格的选项以及其他相关细节，
- 描述抽象内容的关键词，
- 摘要中引用的参考文献，
从另一个角度来看，考虑在摘要旁边收集其他信息。这些数据可以帮助确定会议计划会议的安排，并选择合适的审阅者进行评估。
使用强大而灵活的摘要提交表格，能够有效地收集和管理信息，以及将信息转换和发布在标准化、可搜索、可链接和组织良好的摘要书中至关重要。
您应该在摘要提交表格中要求提供哪些作者信息？
通常建议询问作者的姓名和隶属关系。隶属关系基本上包括机构、部门、城市和国家。您也可以收集摘要作者的联系信息，以便与他们联系并邀请他们参与。合并这些小操作有助于改善会议组织者和与会者的整体体验。

您可能会问哪些与摘要演示者相关的其他问题？
收集有关摘要演示者的额外信息可以简化管理过程。以下是一些需要考虑的潜在问题：
- 你想参加海报比赛吗？
- 您希望您的摘要包含在摘要书中吗？
- 您是否愿意担任您专业领域内其他摘要的审稿人？
- 您的演示需要任何特殊设备吗？
摘要应该有多长？
建议摘要长度最少200字，最多1000字。该范围允许审稿人和组织者对摘要进行有效评估。此外，此长度适合将每个摘要放在一个页面上，这有助于将收集到的摘要提交轻松导出或转换为精心设计的摘要集。

作者在摘要提交中常犯的错误是什么，如何解决？
作者在提交摘要时会犯几个常见的错误，这是开发MeetingHand摘要管理解决方案的主要动机。这些常见的错误可以通过在摘要提交表格中实施具体策略来解决：
- 作者经常忽视摘要提交的阅读说明。为防止这种情况，请在提交表格中设置规则，以确保以所需的格式提交摘要。
- 包含太多或太少的细节是另一个常见的错误。设置最小和最大长度限制有助于解决此问题。
- 许多作者使用复制粘贴方法提交摘要，而没有进行彻底检查。实施审查流程，例如“所见即所得”，主要可以解决此问题。
- 作者可能没有花足够的时间撰写其他作者的隶属关系。收集多个领域的隶属关系并允许作者在评估过程开始之前对其进行编辑，有助于解决此问题。
- 作者可能会犯与缺乏对细节的关注有关的错误，例如错别字和语法错误。实施审核流程有助于最大程度地减少这些错误。
- 有些作者可能没有涵盖摘要内容的具体要求。在多个文本字段中收集摘要的内容，例如引言、方法、发现和结论，有助于确保包含所有必要的信息。

如何通知摘要作者？分步清单
谁应该做出最终的接受或拒绝决定，他们应该如何处理？
是否接受或拒绝摘要的最终决定应由会议主席或科学委员会做出。做出决定时，请考虑以下步骤：
- 从总体评估开始，以确定每个演讲类别中收到了多少可接受的摘要。
- 确定口头报告的可用时段数量，同时考虑到开幕式和闭幕式、全体会议和特邀演讲、小组讨论和其他演讲类型。
- 创建一个考虑会议内容的会议计划，这可能需要结合相关的科学主题。
- 仔细审查审稿人的建议，注意他们的评论和摘要的整体质量。要求审稿人使用“接受、有条件接受、拒绝”的方法进行评估将简化决策过程。
- 在做出最终决定之前，考虑作者及其注册状态。
检查摘要作者的注册状态将有助于建立一个合适的会议计划。
请记住，在决策阶段只有三个选项：接受、有条件接受和拒绝。

您应该如何通知作者其摘要的接受或拒绝状态？
手动通知作者其摘要的接受或拒绝状态可能既耗时又具有挑战性，尤其是在个性化录取通知书时，包括姓名、摘要标题、演示类型等。
使用抽象管理软件解决方案（如 MeetingHand）可以简化此过程。它允许您通过编辑内容并添加抽象名称、演示文稿类型和其他相关信息来轻松个性化接受消息。此外，您还可以跟踪有关其交付、打开和下载速率或状态的通知。
建议选择一个摘要管理平台，使作者能够登录，跟踪其摘要的评价过程，接收审稿人的请求，并在必要时进行更新。
您应该何时将摘要综述结果通知作者？
通知时间表取决于评估过程的完成情况。至少在宣布的截止日期之前通知作者是很重要的。为确保及时通知，建议尽早开始评估过程，而不是等待提交截止日期，特别是考虑到审稿人经常在志愿者的基础上工作。
此外，不必等到宣布的通知日期才亲自通知作者，特别是如果提交的摘要数量没有明显超过可用的展示时间。
尽早通知作者将有助于他们更有效地计划和安排资助他们的出席。

您应该如何处理已取消、未付款或未提交的摘要？
为确保摘要管理顺利进行，建议在收到取消请求后立即删除已取消的摘要。对于未支付的摘要，最好保留它们并提醒作者有关付款的信息，直到您收到确认和/或最终确定科学计划。必须从摘要集和会议计划中删除所有未提交的摘要，或者至少将它们标记为“未提交”。
录取通知书中应包含哪些信息？
起草录取通知书时，请考虑包括以下信息：
- 首先感谢您提交摘要，并提及会议名称和日期。
- 清楚地说明最终决定和演讲类型，包括摘要标题，以确保作者能够确认接受并准备他们的演讲。
- 包括注册要求、截止日期和其他相关信息，例如如何遵循演示说明，以帮助作者计划和准备后续步骤。
- 在信的结尾写上欢迎词，表示您期待他们参加会议。

如何评价摘要？分步清单
您需要对会议摘要进行评估吗？
评估过程对于会议摘要至关重要，以确保其与会议主题的相关性以及向观众展示演示文稿的质量。通过让审稿人参与进来并使用评估工具，会议组织者可以有效地评估摘要并确认它们符合质量要求，并为实现会议目标做出重大贡献。
对于结构良好的摘要评审过程，您应该考虑什么？
结构良好的摘要审查和评估过程对于确保对会议摘要进行无缝和公平的评估至关重要。以下是要考虑的关键组件：
- 评估表：
简单、直接且易于使用的评估表鼓励审稿人进行评估。审稿人应该能够预览摘要，包括标题、主题、演讲类型和内容，以及决策或评分选项和评论部分。
- 评估管理：
拥有一个评估系统至关重要，该系统使决策者能够监控摘要、作业和基于审稿人的进度的状态，并有效地管理评估过程。
- 审稿人沟通：
确保及时向审稿人发送提醒，以鼓励及时完成评估，并保持开放的沟通渠道，以解决审评过程中出现的任何问题或问题。
- 决策过程：
通过提供审稿人评估和评论的有组织的概述，简化最终决策过程。这将使决策者能够根据每份摘要的质量和相关性做出明智的选择。
- 作者通知：
建立及时、清晰的沟通流程，通知作者决策，无论他们的摘要是被接受、有条件接受还是拒绝。
使用抽象审查管理工具，在高效的流程和易于使用的界面中提供这些组件和摘要数据库，对于为所有参与者提供无缝和公平的评估体验至关重要，以确保会议计划的成功。

你们会向审稿人提供摘要审稿说明吗？
提供有关摘要审查和评估的说明和指南可以帮助审查者清楚地了解评估标准和期望，从而有助于会议计划的成功。这种方法确保所有审稿人都基于相同的标准评估摘要，从而实现公平和一致的评估过程。虽然可能并不总是必要的，尤其是在处理数量有限的摘要或审稿人时，提供指导仍然有助于保持评估的一致性和质量。

审稿人应该如何评价摘要？利用他们的专业知识或遵循特定的评估模型或标准？
允许审稿人利用他们的专业知识并进行整体评估通常是最简单的方法。但是，您也可以根据自己的要求实施更高级的评估过程或方法。常见的模型包括 SCORE（科学传播在线审查和评估）、SADE（意义、方法、数据、评估）、QUALSYST（技术和科学会议质量体系）和李克特量表。这些评估方法通常涉及评分方面，例如摘要的相关性、质量、原创性、清晰度和重要性。在决定最合适的评估方法时，必须考虑会议的具体需求。

你会实施盲评过程吗？
使用公开或盲审程序的决定取决于会议的目标和要求。盲审意味着隐藏作者的身份，有助于促进在会议上提交摘要的遴选过程的公平性。在决定是实施盲评流程还是开放评选流程时，请考虑会议的具体需求和目标。

如何鼓励审稿人按时评估？
确保审稿人按时完成评估至关重要，因为他们通常是忙碌的、知名的学者自愿贡献自己的时间。为了激励审稿人，请考虑以下策略：
- 提供用户友好的评估界面：通过提供直观明了的评估系统，使审阅者能够轻松跟踪他们的职责和进度。
- 提供明确的评估指南： 通过为评估过程提供明确的说明和指南，帮助审阅者了解评估标准和期望。
- 简化评估流程：简化流程，减少耗时，提高效率，确保审阅者能够完成评估，而不会出现不必要的复杂情况。
- 保持清晰的沟通：与审稿人保持开放的沟通渠道，以解决评估过程中可能出现的任何问题或问题。
- 发送提醒并跟进：提醒审稿人即将到来的截止日期并跟进他们，以鼓励及时完成评估。
通过实施这些策略，您可以鼓励审稿人按时完成评估，并为成功的会议计划做出贡献。
每个摘要应该分配多少个审稿人？
分配给每篇摘要的审稿人数量取决于所使用的审稿流程、提交的摘要数量以及可用的审稿人。在审稿人数量与所需的评估时间之间取得平衡对于成功的评估过程至关重要。一般来说，为每个摘要指派至少两名审稿人有助于确保评估过程的公平性和可靠性。但是，您可以考虑根据会议的特定需求和目标分配更多审阅者。

如何创建一本摘要书？分步清单
你会写一本摘要书吗？
会议组织者通常会准备并出版一本摘要集，其中包括所有计划展示的口头和海报摘要。该资源为与会者提供了会议内容的概述，并可作为科学研究的参考。然而，一些会议可能会选择出版一本扩展摘要或全文集，而不是传统的摘要集，或者是传统的摘要集的补充。

你如何为会议准备一本摘要集？
为会议准备一本摘要集涉及几个步骤。通常，它包括以下部分：
- 标题或封面：这包括标题、会议名称和日期。
- 版权页： 如果需要，包含版权信息和 ISBN 编号。
-前言： 它由会议主席撰写，提供会议的介绍或概述，包括主题、科学范围和目标。
- 致谢页面：包括委员会成员、受邀演讲者和参与会议的其他各方。
- 目录： 清晰地显示各部分，并按作者姓名或展示顺序按字母顺序列出摘要。
- 摘要部分：包含摘要，通常包括标题、作者姓名、单位、正文和关键词。按主题、类别或以不同的逻辑顺序对摘要进行分组很重要，可能需要使用子标题，例如受邀演讲者、口头和海报摘要。
- 作者索引：按字母顺序列出所有作者，以及他们摘要的页码。
将这些部分准备为单独的文档文件并将它们合并为一个文件可以节省时间和精力，因为大多数抽象管理工具都提供了这一点。新一代的摘要管理软件，如MeetingHand，在一本随时可以出版的摘要书中提供所有摘要。然而，在所有情况下，对一本无错误的摘要书的细节进行最终审查是必须的，与专家合作编辑和格式化这本书可能是一个更好的决定，尤其是在考虑出版硬拷贝时。因为，在出版摘要集之前，确保完成所有必要的编辑和修订，并且所有已确认的摘要都以一致的格式和样式包含在整本摘要书中至关重要。

如何出版、分发和推广会议摘要集？
摘要集可以以数字或印刷格式出版，或两者兼而有之。摘要集的数字出版因其传播范围更广、速度更快、访问方便、成本效益高以及能够进行无缝修订和更新等优势而变得越来越流行。数字出版也是环保的，因为它使用更少的资源并产生更少的废物。然而，一些会议组织者仍然更愿意为喜欢实体副本和存档目的的与会者提供印刷版本，即使数量有限。
为有效推广会议摘要集，在会议网站以及相关组织、协会网站上分享。通过电子邮件将其发送到在线存储库和数字图书馆。此外，确保摘要集可以被谷歌等搜索引擎访问和搜索。使用适当的关键字和相关元数据将提高其知名度。

如何创建会议日程？分步清单
如何准备和安排会议议程？
在会议计划的早期阶段，组织者应通过创建初始计划概述或一目了然的计划来开始处理会议议程。这包括会议日程、会议时间、社交活动和其他主要活动。一旦受邀演讲者和摘要作者确认了他们的参与和社交活动，就可以开始安排会议计划。制定全面且组织良好的会议议程是一个关键目标。
以下步骤可能会带来成功的议程：
- 计算受邀演讲者、口头和海报展示以及开幕式和闭幕式所需的总时间。
- 增加现场注册和休息时间，包括茶歇和用餐。
- 确定演示室的数量和每个演示的持续时间。调整演示时间和/或房间数量以适应所需的时间表。
- 为每场会议分配特定的时间范围，考虑演讲主题、每个主题的演讲数量、休息时间和交流机会。
- 通过链接演讲者和摘要标题将演示文稿分配给会议。
- 将社交活动添加到会议议程中以创建计划草案。
- 与演讲者和所有参与会议的人分享计划草案，以获得反馈。
- 确保包含所有演示文稿并进行任何必要的调整。
- 在会议网站上完成并发布会议计划，向与会者宣布，并通过社交渠道和所有参与会议的人进行宣传。
在会议中按主题和类别对演示文稿进行分组，尤其是在使用平行会议室时，与会者可以轻松找到他们感兴趣的演示文稿并按时演示。此外，安排分组讨论时间和社交活动至关重要，因为网络和社交是参加会议的主要动机。为与会者提供交流和讨论演示文稿的机会可以显著增强整体会议体验。
“会议室外发生的事情与会议室内发生的事情一样重要”，因为它是大多数参与者的关键动力。因此，在会议上安排分组讨论和社交活动至关重要，以促进交流和社交机会，最终提高满意度并显着增强整体体验。

技巧：
- 虽然可以创建复杂的摘要提交表格，并要求作者以特定格式撰写精心设计的摘要，但保持过程简单简洁可以最大限度地增加收集的摘要数量。这种方法有助于会议策划者制定全面的计划，并可能增加出席人数。
- 虽然可以请求更多作者信息，例如当前的电子邮件地址和电话号码，但从通讯作者那里获得完整或准确的回复可能具有挑战性。此外，必须考虑有关个人数据收集的法律规则和法规，例如 CCPA 和 GDPR
- 虽然大多数会议策划者都专注于定义摘要提交开始和结束日期的截止日期以及作者通知日期，但作者付款的截止日期更为重要，因为它需要开始安排议程并避免演讲缺席。
- 虽然与会者人数是活动成功的关键指标，但演讲的数量在决定会议成功与否方面起着至关重要的作用。为了最大限度地提高活动的影响，必须尽量减少未到场的演示。通过有效地跟进和鼓励演讲者，会议组织者可以减少缺席并提高会议的整体成功率。

结论：总之，管理学术活动的摘要提交过程是一项至关重要的任务，需要仔细规划、关注细节并与所有利益相关者进行有效沟通。通过遵循本文中概述的步骤，您可以简化提交流程，确保公平透明的评估过程，并创建一本高质量的摘要书，展示您所在领域的最佳研究。请记住保持沟通渠道畅通，并在整个提交过程中为作者提供明确的指导和支持。牢记这些提示，您可以帮助您的学术活动取得成功，并培养一个充满活力和引人入胜的研究社区。
但是，我们也想提醒您，MeetingHand作为一款全面的活动管理软件，具有复杂的抽象管理模块。它将注册与摘要提交相结合，帮助您管理摘要评估过程、创建活动计划、创建摘要书，甚至管理受邀演讲者。因此，如果您需要一个完整的抽象管理解决方案，我们强烈建议您与我们预约演示并参加私人演示会议。