北卡罗来纳大学教堂山分校博士后学者聘任程序

一、博士后聘任
A. 申请流程和犯罪背景调查
所有教职员工，包括博士后，均须遵守大学关于报告现有教职员工刑事定罪的政策。所有被选中的博士后任命候选人都必须根据该政策处理和审查刑事定罪检查。大学员工，包括博士后，还必须在定罪后五 （5） 个工作日内根据《在职教职员工刑事定罪报告政策》报告任何刑事定罪。如果收到此类报告，大学将决定采取最适当的行动（如果有的话）。此类行动可能包括但不限于修改分配的职责或工作分配，以成功完成适当的治疗或咨询为条件继续受雇，或采取适当的纪律处分，直至并包括终止雇佣关系。
任何用于获得或继续博士后任命的重要事实的虚假陈述或遗漏都足以成为拒绝任命或立即被大学解雇的理由。博士后也可能对此类虚假陈述或遗漏直接或间接导致的任何间接损害承担个人责任。
大学在提供其教育计划和活动或就业条款和条件时，不会因种族、肤色、性别、国籍、年龄、宗教、信仰、遗传信息、残疾、退伍军人身份、性取向、性别认同或性别表达而歧视。详情请参阅大学《非歧视政策声明》及《禁止歧视、骚扰及相关不当行为政策》。如果博士后认为他或她因违反这些政策而受到骚扰、歧视或报复，他或她应尽快与大学的平等机会和合规 （EOC） 办公室讨论这些问题。如果担任行政或监督职位的员工知道可能构成被禁止的骚扰、歧视或报复的行为，他或她必须采取措施及时和适当地处理此事。我们强烈建议任何其他员工如发现可能构成被禁止的骚扰、歧视或报复的行为，应立即与平机会办事处联络。

B. 任命书
每次新的博士后任命都必须发出任命书。部门或责任单位应使用OPA网站上提供的标准博士后录取通知书（任命）信模板。建议在任命开始前至少三十 （30） 天将任命函发送给博士后被任命者。在可能的情况下，鼓励导师在任命开始前至少两（1）至四（2）个月为J-4交流访问者身份的个人签发任命书，并为H-1B临时工身份的个人在任命开始前至少六（6）个月发出任命书。
任命书必须包括以下内容：
a. 向博士后聘任人员发出聘书，列明聘任期和适用职称;
b. 工资金额;
c. 被委任者指派的导师的姓名;
d. 根据 1986 年《移民控制和改革法》（“IRCA”）通知就业文件要求;
e. 博士学位要求证明通知书;
f. 被任命者的职责和责任;
g. 本政策的副本和OPA网站的地址;
h. 一份声明，说明被任命者必须在其任命之日起九十 （90） 天内参加强制性的新博士后学者迎新会（每月举行一次）;
i. 被任命者受大学政策约束的声明;和
j. 要求被任命者在给定日期之前签名并返回信件。任命书还应包括有关福利的信息，包括要提供的假期数量（如果有）。
博士后就业条件表格 （“COE”） 和任命书的签名副本，以及对任命条款或续签的任何书面更改，应保存在博士后的部门档案中。
博士后必须分为：
• 博士后/实习生，
• 博士后研究助理，或
• 博士后学者 - 直接付费。
博士后任命取决于被任命者及时和令人满意地提交签署的任命书和他或她的个人身份的书面证据，符合联邦法律要求在美国工作的资格，以及获得博士学位（或其他同等的最终学位）如上述政策声明所述。

C. 委任书的更改
对任命书的任何更改必须以书面形式发给博士后，并将副本提交给 OPA。对于国际博士后，对博士后任期的拟议变更必须在做出之前提交给 ISSS，因为拟议的变更可能需要提交修改后的移民申请。
D. 定期任用期和续任
博士后任命有固定的结束日期。除非任命书中另有说明，否则博士后的任期为一年。任期届满后，任命不会自动续签。此外，大学没有义务续聘。是否这样做由大学全权决定。
在学期结束时，博士后任命可由大学根据令人满意的工作表现、研究进展、可用资金的存在和计划需求酌情续签。如果续签，除非续签信中另有说明，否则续签期限为一年。请注意，根据移民身份，国际博士后可能会对他们的任命有时间限制。因此，建议在可能的情况下，在他或她目前的移民身份到期前至少六 （6） 个月与 ISSS 讨论国际博士后任命的续签建议。
如果续签了预约，则必须以书面形式向博士后提供一份续签信，其中记录了续签任命并包含上述 B 部分（“任命书”）中描述的所需信息，并将副本提交给 OPA。同样，对于国际博士后，在进行之前必须向 ISSS 提交拟议的续签，因为国际博士后可能会根据移民身份对其任命有时间限制，并且拟议的续签可能需要提交修改后的移民申请。

E.最长任期为五年
由于博士后任命的主要目的是培训，因此博士后的最长任期为五 （5） 年（取决于下面提供的延期流程）。此最长任期适用于在大学担任博士后的总时间（无论哪个部门、学校、中心或单位），不包括在其他机构度过的时间。
在博士后的最长五年期限之后，博士后必须：
a. 被聘为既定员工职位;
b. 至少提前六十 （60） 个日历日通知大学（见下文第 III（C）（2） 节）;或
c. 获得超过五年期限的工作事先批准（即“延期”）。
个人在大学担任博士后的时间不得超过五 （5） 年的最长任期，除非他或她事先获得研究副校长的批准。要申请延长最长任期，导师应在博士后最长五 （5） 年任期结束前完成。虽然延期申请会根据具体情况进行审查，但申请延期的可能原因包括博士后需要额外的时间来体验多个研究领域、完成正在进行的研究，或完成和/或发表有关他或她的研究的文章。如果博士后开始在新领域进行研究，在任职期间请了长假，或者根据超过最长五年期限的资助进行研究，也可以考虑延期。
博士后延期申请的副本应放在博士后的部门档案中。有关扩展的其他指导，请联系 OPA。另外，请注意，国际博士后可能会根据移民身份受到限制，从而限制他们在美国的停留时间。因此，应首先与国际社会保障协会讨论延长国际博士后最长任期的提议，并应向国际社会保障协会提供任何延长国际博士后最长任期的请求的副本。

II. 年度绩效评估和 IDP 审查
反馈、指导和建设性的批评对于博士后的个人和职业成长很重要。因此，在任命开始时，每位博士后将准备一份个人发展计划（“IDP”），以确定他或她的专业发展需求和职业目标。IDP 还可以作为博士后与其导师之间的沟通工具。可以在 OPA 网站上找到 IDP 表格。
对每位博士后工作表现的书面评估也将每年（基于任命年份）使用 OPA 网站上提供的“年度评估表”或类似表格进行。年度评估应不迟于博士后任命日期周年纪念日前三十 （30） 天完成。例如，如果博士后在15年2013月15日被任命为三年任期，则她的评估应不迟于2014年15月2015日、15年2016月15日和<>年<>月<>日（<>月<>日周年纪念日前<>天）完成第).对于仅任职一年的博士后，必须在任命结束前至少三十 （30） 天准备书面评估。
评估过程简单明了。导师将填写评估表（或类似文件），并在导师和博士后举行的会议上与博士后讨论。导师和博士后应一起审查评估，然后双方在表格上签字。评估的准备以及导师与博士后之间的会议都应在博士后任命日期周年纪念日前至少三十 （30） 天进行。年度绩效评估完成并由双方签字后，应将副本放入博士后部门档案中。
III. 任用终止：辞职、离职和因故解雇
博士后任命可能因以下原因而结束：
1. 博士后辞职;
2. 终止博士后任命;或
3. 因故解雇。
如果博士后在这里处于大学赞助的非移民身份，则在可能的情况下，在发出任何终止或解雇通知之前，应与 OPA 和 ISSS 协调博士后的终止或解雇。博士后可以通过下述正式或非正式的争议解决程序对中止或解雇提出质疑（见第四节和第五节）。在任命结束时，博士后没有资格获得遣散费或假期、病假或育儿假的支付。

A. 任用结束时的责任
无论博士后的任命是否因辞职、中止、解雇或其他原因而结束，博士后在任命结束时都有一定的责任需要履行。首先，如果可能的话，博士后应与他或她的导师合作，在任命结束时提交研究成果（如果有的话）以供发表。其次，博士后必须在出发前将他或她拥有的所有原始笔记、计算机化文件、设备、文件和任何其他有形材料留给他或她的导师。实际上，其他人可能需要访问这些材料才能继续进行相关研究或其他工作。这些材料和信息是大学的财产，大学保留在任命期间和之后的任何时间出于任何目的拥有、披露和使用这些材料和信息的权利。
博士后可以复制他或她在任命期间帮助生成的笔记、计算机化文件和其他研究材料，并且只有在任何适用的资助协议或其他合同的条款允许的情况下才能复制。此外，博士后未来对任何此类材料和信息的使用受其导师规定的任何条件以及任何适用的资助协议或其他合同条款的限制。博士后在任命期间获得的任何机密信息必须严格保密，并且只能根据联邦或州法律、大学政策以及任何适用的资助协议或其他合同的条款进行披露。
在任命结束时，所有博士后都被邀请参加离职调查并加入 OPA 校友数据库。还鼓励博士后与 OPA 分享他们对大学经历的任何反馈以及改进博士后计划的任何想法。此外，国际博士后必须在完成、解雇、辞职或终止其任命时向 ISSS 提交离职通知。

B. 自愿辞职
当博士后选择在任命期结束前结束他或她的任命时，就会发生辞职。博士后必须在辞职前至少提前三十 （30） 个日历日向他或她的导师和 OPA 提供书面通知，除非博士后和导师双方同意缩短通知期。国际博士后还应将辞职通知的副本发送给 ISSS 并填写 ISSS 离职通知。
C. 中止
当博士后的任命因以下三个原因之一而终止时，就会发生中止：
1. 其任用期自然届满;
2. 博士后已达到最长五 （5） 年的任期（或他或她的延期结束）;或
3. 资金损失。
博士后可以通过非正式的争议解决程序或下述正式的申诉程序，对因资金损失而终止任命提出质疑。正式申诉必须在下文第五节规定的中止通知之日起 14 个日历日内提出。
1. 委任期满
除非在任期届满前提供书面续期通知，否则任命将在其当前任用期自然届满时终止。在这些情况下，无需事先通知。
2. 最长聘期
在提前六十 （60） 天通知后，如果他或她达到在大学担任博士后总时间的五 （5） 年最长限制，则必须终止博士后的任命（除非获得延期）。如果获得延期，博士后的任命将在延期期结束时终止。在这些情况下，无需事先通知。
3. 资金损失
在提前三十 （30） 天通知后，博士后的任命可能会因任命资金损失而终止。导师应立即就国际博士后的任何资金损失咨询 ISSS。

D. 因故解雇
博士后可能会在任命期间的任何时间因故被解雇并终止其任命。解雇的原因包括但不限于，履行职责不理想、反复旷工、玩忽职守、未能及时提供有关博士学位或同等最终学位的适当文件、不可接受的不当行为，或任何违反本政策或任何其他大学政策或州或联邦法律中规定的标准。
在博士后因故被解雇之前，导师必须直接与OPA主任讨论此事。对于国际博士后，也应提前与ISSS讨论因故终止。建议导师在发出书面解雇通知之前，酌情就任何表现或行为问题向博士后发出至少一次书面警告。但是，不需要书面警告。在某些情况下，博士后可能会被安排带薪休假，直到就解雇做出最终决定。
因故被解雇的博士后将收到书面解雇通知。在本通知中，导师应清楚地记录博士后的行为构成解雇原因，以及之前直接与博士后解决这些问题的任何尝试。通知的副本应放在博士后的部门档案中并发送给 OPA。
博士后可以通过下述正式或非正式的争议解决程序对他或她的解雇提出质疑。正式申诉必须在下文第五节规定的解雇通知之日起 14 个日历日内提出。
IV. 非正式争议解决
强烈建议对博士后任命有疑虑或投诉的博士后和导师首先咨询 OPA 以获得指导。OPA 可以帮助将博士后引导到适当的资源，在某些情况下，可以帮助非正式地解决手头的问题。除了 OPA 之外，校园内还有许多其他资源，如下所述。

A. 大学监察处
博士后和导师可以随时咨询大学申诉专员办公室，以解决关注的问题。监察员办公室是一个安全的地方，员工可以在这里私下谈论工作场所的问题、问题或争议。监察员办公室听取投诉，提供信息，促进沟通，并帮助安排大学教职员工和博士后之间的调解或冲突解决。监察员办公室的使用是自愿和免费的。有关监察员办公室和其他资源的更多信息，请访问监察员网站。
请注意，监察员办公室补充但不会取代大学提出投诉的正式渠道，例如正式申诉程序，并且不作为向大学发出索赔通知的地方。只要没有迫在眉睫的严重伤害风险，与监察员办公室的协商是保密的。
B. 通过人力资源厅进行调解
博士后和导师也被邀请通过大学的调解程序公开讨论和解决任何工作场所问题，该调解程序受 EHRA 非教师申诉政策的约束。如果博士后在调解过程完成后十四（14）个日历日内向OHR的员工和管理层关系部门提交完整的调解（“促进对话”）表格，则可以使用此程序，并在必要时保留其在正式申诉程序下的权利。

C. 透过平等机会及合规办公室（平机会）进行行政复议
博士后如果认为他们可能因种族、肤色、性别、国籍、年龄、宗教、信仰、遗传信息、残疾、退伍军人身份、性取向、性别认同或性别表达（他们的“受保护身份”）而受到歧视或骚扰，被拒绝提供合理的宗教或残疾便利，或因提出任何此类投诉而受到报复，可以联系大学的平等机会和合规 （EOC） 办公室，并可以寻求根据大学的《禁止歧视、骚扰和相关不当行为政策》对他们的投诉进行行政复议。请注意，禁止的性骚扰包括强奸、性侵犯或性殴打等不当性行为。欲了解更多信息，请参阅大学的禁止歧视、骚扰和相关不当行为政策。
虽然鼓励博士后在涉嫌骚扰、歧视或报复后的一百八十 （180） 个日历日内提出此类投诉，但那些希望保留其根据正式申诉程序进一步进行的权利的人必须在十四 （14） 个日历日内根据行政复议程序提交投诉行政复议程序结果的通知日期。虽然行政复议程序的所有参与者都必须遵守程序的机密性以及与任何投诉有关的情况，但不能保证完全保密。

五、正式申诉程序
博士后可以使用正式的申诉程序，以公平、有序和迅速地解决与工作相关的纠纷，这些纠纷指控管理层采取的行动违反了大学政策。博士后有责任通过大量证据证明发生了违规行为，存在适当和合理的补救措施来解决申诉，并且他或她有权获得这种救济。在提出正式申诉之前，鼓励博士后做出合理的努力，直接与他或她的导师或通过上述非正式的争议解决方式解决问题。
申诉的理由仅限于：
1. 违反大学规则、法规或政策，或违反与博士后与大学关系有关的州或联邦法律，对博士后产生不利影响;或
2. 大学武断或反复无常的特定行为，对博士后产生不利影响。
任期届满后不续任和因资金损失而终止任用，除非此类行为属于上述限制，否则不予受理。如果博士后在其正式申诉中提出基于受保护身份的被禁止的骚扰、歧视或报复的指控，则在决定申诉结果之前，将在平机会办公室的指导下对博士后索赔进行调查（如果尚未进行调查）。

A. 申诉 - 系主任（或类似的管理员）
博士后可以在上述调解或行政复议程序完成后十四 （14） 个日历日内提交书面申诉，正式要求根据正式申诉程序解决问题。
申诉必须及时，以书面形式提交，并明确标记为“博士后学者政策下的正式申诉”。
申诉应包括以下内容：
1. 对关注事项的全面描述;
2. 识别涉嫌违反的大学规则、法规或政策或州或联邦法律，或被指控的大学任意或反复无常的具体行为;
3. 详细说明博士后如何受到被指控的违规行为或行为的不利影响;
4. 先前为解决该问题而进行的任何尝试的结果;和
5. 对任何和所有支持事实的描述，包括所涉及的个人、被指控的行为以及被指控的行为发生的日期。
博士后应提供支持文件（如果有），并应保留作为申诉提交的所有材料的副本以供记录。收到申诉的部门主席、科长、中心主任或其他单位管理员将仔细审查并迅速解决问题，在收到申诉后三十 （30） 个日历日内向博士后提供书面答复，概述他或她的决定原因。如果需要，系主任（或类似的管理员）可以延长本节规定的时限;将向所有相关方发出书面延期通知。

B. 上诉 - 适用学院院长
如果博士后认为系主任、科长、中心主任或其他单位管理员未能妥善解决申诉，他或她可以在系主任、科长、中心主任做出决定之日起十四 （14） 天内通过发送书面上诉正式对该决定提出上诉， 或任命导师的学校的院长（或类似管理员）的其他单位管理员。
上诉应包括：
1. 提交给系主任、科长、中心主任或其他单位管理员的原始申诉副本;和
2. 概述上诉依据的书面声明。
收到上诉的院长（或类似管理员）或其指定人员将仔细审查上诉并迅速解决问题，在收到上诉后三十 （30） 个日历日内向博士后提供书面回复，概述他或她决定的原因。如果需要，院长（或类似的管理员）可以延长本节规定的时限;将向所有相关方发出书面延期通知。

C. 终审 - 教务长
最后，如果博士后认为院长未能妥善解决上诉，他或她可以在院长做出决定之日起十四 （14） 天内向教务长发送最终书面上诉，正式对该决定提出上诉。
最终上诉应包括：
1. 提交给系主任、科长、中心主任或其他单位管理员的原始申诉副本;
2. 向院长提出书面上诉的副本;和
3. 概述最终上诉依据的书面声明。
教务长或其指定人员将仔细审查最终上诉，并在收到上诉后三十 （30） 个日历日内向博士后提供书面回复，概述其决定的原因，从而迅速解决问题。如果需要，教务长或其指定人员可以延长本节规定的时限;将向所有相关方发出书面延期通知。
教务长或其指定人员的决定为最终决定。