罗切斯特大学医学博士后聘任政策

医学和牙科学院 （SMD） 的博士后任命符合该政策，由研究生教育和博士后事务高级副院长 （SAD-GEPA） 实施。
博士后任命的定义
博士后任命涉及大量全职研究或奖学金。这是一个过渡职位，被视为为学术和/或研究生涯做准备。被任命者不是临床培训计划的一部分。被任命者最近被授予博士学位或同等博士学位，在教职员工的监督下工作，并有自由并有望在任命期间发表他/她的研究或奖学金成果。
• 博士后助理由研究基金或其他外部或内部资金来源支持，并有望为大学执行特定工作（从事特定研究项目、教学等）。博士后助理是大学的雇员，通过大学支付工资，并收取工资的附加费率。
• 博士后研究员从禁止个人被视为雇员的赠款中获得支持（由赞助研究赠款或资助实体的条款决定）。如果关于研究人员是否应成为雇员的赠款/奖学金条款不具体，则必须由研究生教育和博士后事务办公室审查这些条款以确定分类。在做出决定时，可能会考虑资金来源是否报销我们的附加费率等因素。
• 访问博士后研究员由大学以外的机构支付津贴。

一般聘用条件
书面要约
所有博士后任命均应通过录取通知书进行，该录取通知书应提供任命的细节，并由博士后任命者（“被任命者”）及其指导教职员工（“顾问”）签署。这封信必须由研究生教育和博士后事务办公室共同签署。这封信还必须由部门主席/中心主任共同签署，他们将对任命负有行政责任。如果负责资金来源的人不是顾问或系主任/中心主任，则该人还必须共同签署录取通知书。在将信件发送给候选人签名之前，应获得所有内部签名。
已获批准的录取通知书模板位于 GEPA 表格网站上。SMD 要求所有博士后任命的录取通知书都使用这些模板。任何与模板不同的录取通知书都必须在使用前提交给 GEPA 批准，并解释更改的原因。签署的录取通知书、博士后信息表和博士后被任命者的简历的副本必须与初始任命表一起提供。

委任及再聘指引
博士后任命的期限为商定的期限，最长为一年，并有具体的开始日期。作为一般规则，特定个人在博士后研究任命上花费的总时间不应超过五年，包括在其他机构的博士后研究经验。只有在该部门仔细审查并得到SAD-GEPA的批准后，才能批准此类指南的例外情况。
在博士后教育和培训过程中，人们认识到，这种任命的资金来源可能会有所不同，因此个人可能会在博士后助理 （PDA）、博士后研究员 （PDF） 和访问博士后研究员 （VPDF） 身份之间流动，并伴有相关的福利变化。虽然博士后就业分类的变化不一定会影响该职位的范围、职责和持续时间，但这种变化需要根据上述录取通知书指南以书面形式通知个人。教职员工和部门应提前通知 PDA/PDF/VPDF，这将对某些好处产生影响。请参阅博士后聘任人员福利摘要
与原任用有关的条例适用于重新任用，还应受以下考虑因素的约束：
• 重新任命需要顾问确定的令人满意的研究或奖学金表现，并继续为该职位提供资金。
• 除极少数情况下有适当理由减少薪金或津贴外，应以相同或更高的薪金或津贴重新任用。
• 重新任命或不重新任命的书面通知应在当前任命结束前至少 60 天以书面形式提供给博士后任命者。如果有情有可原的情况需要更短的通知时间（例如，关于继续资助的不确定性），则应在顾问和系主任任命结束前至少 60 天以书面形式通知 PDA/PDF/VPDF，并说明延迟的具体原因。如未发出延迟通知，或虽发出迟延通知，但未在任用结束前至少30天发出其后不予连任的通知，则该任用将在不予连任通知之日起60天内继续。
经批准的重新任命和不重新任命通知的模板位于GEPA表格网站上。SMD 要求将这些模板用于所有博士后任命的重新任命和不重新任命通知。任何与模板不同的信函都必须在使用前提交给 GEPA 批准，并解释更改的原因。请参阅附录 A：博士后任命的管理员清单，了解有关录取通知书、重新任命、非重新任命和终止信的文件要求的详细信息。

最长 5 年期限限制
如上所述，特定个人在博士后研究任命上花费的总时间不应超过五年，包括在其他机构的博士后研究经验。各院系应在当前聘任期结束时或更早时适当过渡超过5年期限的现有博士后。
在以下情况下，可以对 5 年期限进行例外处理。需要获得SAD-GEPA的批准：
1. 当博士后被任命者在来UR之前在另一家（或多家）机构有四年的博士后研究经验时。在这种情况下，将允许再进行一年的博士后研究培训。
2. 当有可用的博士后培训补助金名额时。
3. 当博士后被任命者被授予博士后奖学金时，要求他们被任命为博士后被任命者。
4. 请注意，以下列出的时间将不计入 5 年限制：
1. 休假时间（例如，孩子出生）
2. 获得博士学位后，与博士生导师一起继续研究经验（最多六个月）
各部门可以与研究生教育和博士后事务办公室和/或学术事务办公室讨论博士后任命者的过渡方案。选项包括但不限于晋升为员工、研究或学术任命或不重新任命。考虑教职员工与教职员工任命的决策指南可在以下网址找到： 请注意，可用的过渡选项需要H1-B签证身份。因此，以J签证身份过渡博士后任命的部门应至少提前一年计划这种过渡，以确保及时过渡。

访问博士后12个月期限 （094）
根据罗切斯特大学的政策，在 094 访问博士后研究员工作代码中花费的总时间不得超过 12 个月。希望将访问博士后研究员保留超过 12 个月的部门必须将个人转换为 093 博士后助理职位或直接从罗切斯特大学支付的其他适当职位。

确保专业和尊重学习环境的指导方针
请查看我们的确保专业和尊重学习环境的指南，以了解罗切斯特大学医学中心的 ICARE 价值观、我们的学习环境以及我们对所有学习者、教职员工的期望和责任。

顾问的职责
将初级科学家和/或学者推向独立、富有成效和令人满意的职业是博士后培训的目标。顾问有责任提供博士后培训经验，以促进个人的智力、技术和专业发展。导师应将博士后任命者视为同事，同时指导他或她进行高质量的研究，从而及时发表。指导还包括鼓励和帮助被任命者定义和发展职业方向，并准备出版物、演讲和校外支持申请。
博士后被任命者不得被利用，他们的研究和奖学金培训不得被用于赞助研究或顾问的经济利益。请参阅《研究诚信和利益冲突指南：研究生和博士后任命》，该指南通过引用并入本政策。年度绩效评估必须由每位博士后任命的导师进行，如下所述。

博士后任命的职责
博士后任命者对他们的导师、SMD 和罗切斯特大学负有义务。这些包括尽职尽责和道德努力，以完成接受任命时概述的研究和/或教学职责，以及遵守良好的实验室规范，包括保持足够的研究记录和照顾独特的设施、设备和特殊材料，如动物和细胞系。被任命者必须与顾问讨论研究结果，避免在未经顾问同意的情况下披露机密或专有信息，以和蔼可亲和尊重同事的方式行事，并遵守适用的政策。罗切斯特大学知识产权和技术转让政策，通过该政策，罗切斯特大学获取、保留和保护大学人员生产或大量使用大学资源的知识产权和有形研究财产的权利，适用于博士后任命者。
请参阅《研究诚信和利益冲突指南：研究生和博士后任命》，该指南通过引用并入本政策。博士后被任命者必须每年（至少）更新他或她的个人发展计划，如下所述。

个人发展计划（IDP）和年度评估
预计博士后任命者将创建一个 IDP。在创建和发展 IDP 时，博士后任命者将在适当的情况下与他/她的研究顾问和其他导师合作。IDP 描绘了博士后被任命者想要采取的大致道路，并帮助将技能和优势与职业选择相匹配。由于需求和目标会随着时间的推移而变化，因此应定期修订和修改 IDP，至少每年一次。
年度评估：导师和博士后任命者必须共同填写年度评估表（链接如下）。必须将完成并签署的年度评估副本与博士后任命者的重新任命文件一起提交给 GEPA。在未提交年度评估的情况下，将不会批准重新任命。

科研诚信：罗切斯特大学在追求知识和学术方面追求卓越，并要求大学社区的所有成员在研究中坚持负责任的行为和诚信的最高标准。如果出现违反研究诚信和/或研究不端行为的情况，适用于博士后任命者的罗切斯特大学研究不端行为政策包含应遵循的程序的详细信息。
负责任地进行研究培训：博士后被任命的人必须通过完成研究伦理和专业诚信课程来完成负责任的研究行为教育。培训必须在罗切斯特大学开始任命后尽快完成。这个为期 10 周的课程仅在秋季学期提供，通常从 <> 月开始。其他课程和豁免信息可在以下网址找到：

解决分歧：当顾问和博士后被任命者自己无法解决与任命有关的分歧时，该问题将提交给系主任或中心主任供他们考虑，如果在该级别未能解决，主席或主任应将该问题和建议的解决方案提交给 SAD-GEPA。通常，SAD-GEPA的决定是最终决定。但是，如果此事仍有争议，任何一方都可以将其提交给医学和牙科学院研究副院长，他可以选择审查该决定并修改该决定，或拒绝听取该决定。除此之外没有上诉。
辞职：如果博士后被任命者选择在任命书或随后的书面谅解中注明的结束日期之前辞职，则被任命者应至少提前一个月通知。
如果被任命者是具有临时非移民工人身份的外国人，他们应通过填写学者离职表通知国际服务办公室辞职
提早终止聘用：在以下情况下，博士后任命可以提前终止：

性能不理想
只有在导师首先通知被任命者他或她的具体缺陷后，博士后任命者才能因表现不佳而被解雇。通知应以书面形式发出，并抄送SAD-GEPA。通知应提供合理的时间来纠正任何可以补救的缺陷。如果发现的缺陷未在允许的时间内得到纠正，则顾问可以在系主任（或中心主任）的建议和同意以及 SAD-GEPA 的批准下终止对博士后任命者的任命。
在终止博士后任命者的需要比上述程序所允许的更紧迫的情况下，可以将此事提交给 SAD-GEPA 进行审查。如果SAD-GEPA确定有必要立即终止或暂停，等待进一步的调查或程序，将立即采取此类行动。

提前终止的书面通知
经批准的因缺乏资金而提前终止的信模板可在 GEPA 表格网站上找到。由于缺乏资金，SMD 要求将此模板用于所有提前终止信。任何与模板不同的信函都必须在使用前提交给 GEPA 批准，并解释更改的原因。
顾问和部门或中心管理员应咨询 GEPA，以获得基于不满意的表现的终止信的帮助。GEPA将酌情咨询法律顾问办公室。
无论提前终止的情况如何，如果被任命者是具有临时非移民工人身份的外国人，该部门应将终止通知国际服务办公室，并要求外国公民填写学者离境表

财产
离开罗切斯特大学时，无论是在任命结束时还是由于辞职或终止，博士后被任命者都必须与他或她的导师一起留下所有原始实验室笔记本、数据、特定试剂和研究元素，如细胞系、独特化合物和大学财产。所有这些都应保持在允许不间断地继续进行工作的状态。

国际博士后任命
请注意，对于H1B或J-1临时工作许可身份的被任命者，大学提供的津贴/工资水平可能会有额外的要求。
对于H1B，联邦法律要求雇主“向非移民支付至少当地现行工资或雇主实际工资，以较高者为准，并支付非生产时间。

带薪缺勤
假期和大学假期
根据大学和 NIH 的政策，全职博士后任命者除了标准的大学假期（元旦、马丁路德金纪念日、阵亡将士纪念日、六月节、独立日、劳动节、感恩节、感恩节后的星期五、圣诞节）外，每年还有 2 周（10 个工作日）的带薪假期。所有假期必须事先得到顾问的批准。假期最多可以结转一年，并且必须在部门一级进行跟踪。
兼职、按小时付费的博士后被任命者有权根据罗切斯特大学的政策 330，假期获得假期工资。

病假和短期伤残
博士后助理和博士后研究员根据罗切斯特大学的病假计划获得病假，根据罗切斯特大学的短期残疾计划获得短期残疾。
访问博士后研究员没有资格参加罗切斯特大学的病假计划或短期残疾计划。SMD希望指导教师根据需要并根据其外部资金来源的规则和规定，允许访问博士后研究员请病假。
• 博士后助理资格：立即
• 博士后研究员资格：立即*
• 访问博士后资格：不合格
*NIH NRSA资助的博士后研究员的病假必须首先与该部门的资助管理员和ORPA研究管理员讨论。

个人时间和其他休假
延长事假和此类休假的相关条款可由顾问在与GEPA讨论此事后酌情决定。延长事假必须在部门一级进行跟踪。注意：罗切斯特大学关于教职员工请假的政策 357 不适用于博士后任命者。
如果需要休假与新生儿或新安置的孩子建立联系、照顾患有严重疾病的家庭成员或协助家庭成员休军假，则休假时间可计入带薪家事假 （PFL） 权利，并将与事假时间同时运行。根据休假的原因，延长事假和 PFL 也可能与家庭病假同时进行。

其他
家庭医疗休假法 （FMLA）
博士后助理和博士后研究员遵守与罗切斯特大学工作人员相同的 FMLA 程序和要求。罗切斯特大学的 FMLA 政策
访问博士后研究员没有资格获得 FMLA。
带薪家庭病假 （PFL）
博士后助理和博士后研究员必须遵守与罗切斯特大学工作人员相同的 PFL 程序和要求。罗切斯特大学的 PFL 政策
访问博士后研究员没有资格获得 PFL。
员工援助计划（EAP）
所有博士后任命的人都有资格利用员工援助计划的服务。
医疗保健福利
所有博士后被任命者都必须参加 Gallagher 的罗切斯特大学博士后学者福利计划，或者通过提供可比承保范围的证明来放弃 Gallagher 计划。博士后将收到一封来自 Gallagher 的电子邮件，其中包含注册或放弃保险的说明。博士后也可以直接联系加拉格尔。
退休计划 403b
• 博士后助理有资格进行自愿延税捐款或税后罗斯捐款。
• 博士后研究员没有资格做出贡献。
• 访问博士后研究员没有资格做出贡献。
学费福利
• 罗切斯特大学课程的博士后助理
员工学费减免： 全职博士后助理 （093） 在任命后有资格获得 95% 的学费减免，每学期/每季度最多 2 门学分课程仅在罗切斯特大学。

反对骚扰和歧视政策
罗切斯特大学致力于维护一个没有骚扰和歧视的环境。大学政策 106（反对歧视和骚扰政策）禁止基于年龄、肤色、残疾、种族、性别表达和性别认同、婚姻状况、军人身份、国籍、种族、宗教、性别（包括性骚扰）、性取向、退伍军人身份和受法律保护的任何其他身份的歧视和骚扰。这项重要政策适用于所有博士后任命者，我们建议您熟悉该政策，以便您了解解决问题的可用选项。

HIPAA 隐私和安全
健康保险流通与责任法案 （HIPAA） 是一项联邦法规，规定了保护患者医疗信息隐私和安全的标准。隐私是指对所有受保护的健康信息 （PHI） 进行保密和保护，无论是以电子、书面还是口头形式。对 PHI 的任何使用或披露都必须得到隐私法规的允许。安全性是指为保护受保护的电子健康信息 （ePHI） 免遭丢失、盗窃、损坏或未经授权的访问而采取的措施。
医学和牙科学院的所有博士后任命人员都必须观看 HIPAA 隐私和安全培训视频
重要的是要记住：
您有道德和法律责任保护患者信息（临床、人口统计和财务信息）并报告他人的不当行为。患者和工作人员应拨打罗切斯特大学医学中心 （URMC） 诚信热线 （585） 756-8888 或在线 integrityhotline.urmc.edu 报告疑虑、投诉或违规行为。
您必须有与工作相关的原因，或得到政策的允许，才能访问任何患者的 PHI。您不得访问任何家庭成员或朋友患者的 PHI，因为他们要求您这样做，或者因为您持有授权书或医疗保健代理人。MyChart 可供患者访问他们的健康信息或仅向其他人提供 MyChart 的代理访问权限。
您的密码就是您的电子签名。您绝不能以任何理由与任何人分享您的密码。每个用户都对使用其用户 ID/密码访问或输入的所有信息负责。不要让您的计算机会话处于解锁状态或无人看管。
不要打开您意想不到的电子邮件附件。不要单击电子邮件中您意想不到的链接。不要访问与工作无关或品牌不知名的网站。采取这些措施可能会导致您的系统感染恶意软件。
在将任何 PHI 存储在便携式设备（如笔记本电脑或 USB/跳转驱动器）或 CD 或 DVD 等介质上之前，您应该考虑更安全的替代方案（在服务器上、使用虚拟专用网络等）。如果必须将 PHI 存储在便携式设备或媒体上，则必须对其进行加密。
URMC HIPAA 网站包含 HIPAA 政策手册、HIPAA 要点和其他培训材料：

身份证
罗切斯特大学发给所有博士后被任命者的带照片的身份证允许使用大学设施，作为大学的官方身份证明，并提供使用各种大学服务的资格证明，例如图书馆贷款、支票兑现以及大学功能的免费或减免入场费。在大学校园内必须始终佩戴这些身份证。

其他政策
博士后被任命者受罗切斯特大学和SMD普遍适用的规则、法规和政策的约束，包括但不限于与知识产权、利益冲突、性骚扰、尊重多样性、学术诚信和校园安全相关的规则、法规和政策。