为研究团队提供最佳行政支持的十条简单规则

如今进行科学不仅是将时间投入到研究中，而且还要管理行政任务。随着需要投入到这些行政任务上的时间越来越多，它导致用于科学和研究本身的时间越来越少。根据《自然》杂志的一项调查，研究小组负责人指出，对行政任务有更多的机构支持是他们最重要的需求之一，除了领导者之外，机构还需要为实验室成员提供这种支持。适当的行政支持可以通过促进更高效和有效的工作环境，对研究小组的科学生产力产生显着影响。它使科学家能够主要专注于科学。
凭借我们在日本、欧洲和美国的国际研究小组中担任行政人员的经验，我们将制定一些规则，这些规则可以为在学术和研究环境中协助研究团队时在哪里应用努力提供指导。这些努力通常与在商业和行业氛围中支持团队时所经历的有所不同。在研究中，人们习惯于思想自由，有时也习惯于挑战权威和质疑规则或任何预先确定的概念。你需要更加耐心和灵活，如果你来自不同的环境，如果事情与你习惯的不同，你不会感到绝望。这些规则主要针对直接支持研究团队的管理员，例如秘书、助理、项目经理、研究经理、运营经理或任何其他类似的职位。这些角色通常对研究小组的日常活动产生直接和直接的影响。这些规则还可以帮助主要研究人员和其他研究领导者了解管理人员在研究小组中的贡献和积极影响。

规则1：提高你的“软技能”
您将需要一些技术和专业技能来执行日常管理活动，包括“软技能”[3,4]。软技能是指更无形和非技术性的能力。根据美国研究管理局（RAAAP）全球项目调查，重要软技能的例子是与协作、承担责任、适应性、解决问题和沟通相关的专业能力[5]。软技能会影响您处理团队互动、多任务处理和领导的方式。这些技能更多地是个性驱动的，可能是情商的标志。
软技能对某些人来说是自然而然的，但这些技能也是可以学习的。发展您的软技能需要大量的人际互动和练习。您可以通过寻找导师、参加工作组听取不同观点、学习各种任务方法以及参加您所在机构内外的培训课程和研讨会来提高这些技能。有些协会提供专门针对研究管理人员的教育和技能发展资源。一些例子包括国际研究管理员协会（SRAI），ARMA国际（前身为记录经理和管理员协会），欧洲研究经理和管理员协会（EARMA）和全国大学研究管理员委员会（NCURA）。
具有较强软技能的人更有可能在研究中取得成功，并且可以为熟练的多边研究环境做出贡献。

规则2：积极主动，果断
采取积极主动的心态。应对挑战，解决问题。衡量期望的结果并主动完成它。采取主动表明你是一个自我启动者、独立和高度积极性。积极主动地工作是一个在工作中脱颖而出并脱颖而出的机会，同时增加您的研究团队和正在进行的科学的稳定性、进步和成功的可能性。
拥有能够预测研究团队，尤其是首席研究员需求的技能非常有用。研究团队通常忙于管理多个项目和赠款，撰写新的赠款提案，参加会议，频繁演讲，促进讲座和经常旅行等任务。强有力的协调工作和保持更新的共同日历，使所有这些任务一目了然，将有助于防止相互竞争的承诺、优先事项和截止日期重叠。非常需要帮助他们保持准时并提前完成任务。提前预测他们需要什么而不被告知是非常宝贵的。
行动果断。你不想过度思考最基本的决定。研究团队成员和同事需要能够依靠一个自信、能够做出自信决定的人，而不是信任一个因优柔寡断而变得缓慢和瘫痪的人。当一个重大决定看起来太多而无法一下子解决时，分解它，采取小步骤，获取更多信息，重新考虑，然后做出下一个决定[6]。
所描述的这些特征表明您的领导能力和战略思维能力，并且您愿意在工作中加倍努力。这些品质对于支持您的研究团队非常有用，并最终有助于超越科学进步。

规则3：高效，有效和沟通
您在保持研究团队以高效和有效的方式组织方面发挥着至关重要的作用。这包括帮助您的团队注意时间表和截止日期、支持竞争任务的管理、制定参与策略、安排所有必要的会议、将成本降至最低以及定义成功指标。它还包括尽量减少对您自己和研究团队成员的干扰。目标是为整个研究团队提供最佳效果并增强功能。
您的角色极大地帮助研究人员浏览管理的所有不同方面，包括管理需求、障碍和负担。示例包括：
• 赠款有需要满足的要求。您可以帮助您的首席调查员监督拨款规则和程序、使协议保持最新、撰写报告以及满足机构审查委员会 （IRB） 的要求。
• 官僚化程度较高的研究单位的科学表现较低[8]。您可以帮助确定优先事项和行动计划，尽可能消除文书工作和额外的流程，并避免推动决策或瓶颈进度。
• 科学家有时不愿意接受新的行政程序和/或将资金用于行政活动[7]。您可以通过尽可能简化和自动化任务并独立处理自己处理的任务来帮助减轻管理更改和负担。您可以帮助主要调查员管理行政预算，并建议应在哪里分配资金。
• 团队活动的指标和指标在研究中很重要。虽然跟踪某些项目（例如使用Altmetric工具的出版物和引用数量）相对容易，但对于其他一些项目来说可能更困难[8]。要跟踪的重要团队活动包括以下内容：当前担任的职位和校友（评估培训的成功）以及为公众参与和科学传播而采取的行动（所有形式的科学传播，包括与普通观众的谈话、广播和电视采访、报纸上的文章、博客文章等）。
高效和有效离不开沟通、沟通和沟通。研究行政角色通常负责管理多种形式的沟通。除了成为有效的口头沟通者外，出色的写作技巧也是必要的。撰写报告、记录会议记录以及通过电子邮件就从资金到组织讲座计划的一系列问题与人们联系至关重要[9]。可能会有宣传传单、课程材料、展览计划和招股说明书需要撰写、校对和编辑[9]。
我们鼓励您参加实验室会议、工作组会议和联盟会议。虽然这些会议可能主要集中在科学和分析上，但它可以让您听到项目的最新情况，并让您有机会与您的研究团队互动并提出问题。您可以成为确定管理任务的最佳实践和沟通计划的关键人物，从而提高整个研究团队的效率和有效性。

规则 4：与其他管理员协作和联网
虽然您直接支持研究人员并且您与他们的关系非常重要，但您还需要培养与您所在机构其他部门的行政人员的关系。您很可能会发现自己与领导财务和赠款管理、采购、活动和营销、信息技术、人力资源、设施管理等部门的部门合作。您将需要依靠这些部门及其服务来成功简化需求并为您的研究团队解决问题。在许多情况下，你是关键人物或“桥梁”，研究人员和其他部门之间的所有沟通都通过它。如规则 3 所述，与您所在机构的其他行政人员互动也将有助于创造高效的工作环境。
不仅在您的机构内建立关系很重要，而且与外部合作者建立关系也很重要。无论您是在跨越多个机构的研究团队中工作，还是大型财团的一部分，情况肯定如此。这些类型的组需要大规模的协调工作，行政支持专业人员通常负责处理这些工作。您可能会发现自己与参与与您相同的研究或项目的每个机构的管理人员一起工作。如果有联合体会议，请考虑参加这些会议并举行基于管理的平行会议。您可以要求首席研究员在拨款申请中为这些预算。所有这些努力将帮助您感觉自己是科学事业的一部分。
网络还可以帮助您的科学职业道路。这可以帮助我们“跳出框框”思考并看到更大的图景。访问其他机构以了解他们如何管理其行政任务可能是有益的。它还可能导致新的合作和其他专业机会。这篇“十条简单规则”论文是一个很好的例子，展示了过去 6 年来通过网络和合作建立专业关系的结果。
能够建立牢固的合作关系、建立网络、建立积极的融洽关系、共享资源以及向其他学科学习，对于促进您的工作和协调研究团队的需求是宝贵的好处。这可能会在专业上打开新的大门。

规则5：对科学保持好奇心，即使你没有科学背景
在直接支持在特定研究领域工作的科学家时，在同一科学学科中拥有一些背景和曝光率可能会很有用，以配合您的行政经验。虽然这对于招聘科研领域的管理人员来说是理想的，但要找到具有这种背景的求职者并不容易，因此它并不总是招聘的先决条件。当管理人员第一次在学术界开始他们的职业生涯时，他们必须学习如何适应工作场所的传统、习俗和宽容，特别是如果他们来自工作标准非常不同的工业和传统业务的职业生涯。无论如何，重要的是管理员对科学感到好奇，并努力基本熟悉他们所支持的科学学科和学术工作环境。
了解您所参与的科学领域的最好方法是与您工作的科学家进行频繁的互动。让科学家以非技术性的方式向你解释他们所做的事情，不要害怕提出问题。许多研究人员习惯于用通俗的语言解释他们的工作，包括参加各种会议并向具有广泛技能和教育背景的观众进行演讲。
我们鼓励您参加大学的基础科学或基础研究课程，无论是面对面课程还是在线课程。请与您的机构联系，了解可用的学费报销计划或经济援助计划，以注册这些类型的课程。如果不存在这种类型的机构支持，请积极主动地要求您的雇主组织这些经济援助计划。
您还可以参加针对普通观众的科学会议、研讨会和会议。参加可以与不同专业和教育背景的人互动的活动对您非常有益。
您还应该花时间了解您的研究团队的行为和容忍度，以及您所在机构的工作场所习俗。与传统的商业氛围相比，学术界往往更加非正式，并提供日程安排的灵活性、自主性、协作自由和跨学科思维。另一方面，研究人员面临着巨大的压力，需要自我启动，不断发表他们的研究，促进和倡导他们的工作，并寻找资金来源。花一些时间了解您的工作风格如何适应学术界以及如何增加成功的机会。
如规则1所述，有一些专业协会为研究管理人员提供教育和技能发展资源 - SRAI，ARMA，EARMA和NCURA。这些协会在奠定专业发展框架（PDF）和为研究管理人员组织教育机会方面做了大量工作。例如，ARMA运行了一个为期12个月的项目，为研究经理和管理人员制作了一个经过充分研究和循证的PDF[10]。根据这些发现，ARMA制定了专业资格大纲，并开发了有助于专业成熟的课程，认证计划和在线学习机会，这因世界地区而异[11]。虽然我们专注于ARMA专门完成的工作，但加入这些专业协会中的任何一个都将为研究行政职业领域提供指导，并让您获得大量课程和网络研讨会。
花时间更好地了解你所参与的科学领域所做的事情，对你、你的研究团队和你的机构来说，将是一项非常明智和明智的投资。它还允许您在研究环境中建立强大而长期的职业生涯。

规则6：负责数据共享和处理
与主要研究人员、研究团队、经理、利益相关者和赞助商合作意味着您将获得丰富的信息，包括高度敏感和机密的信息。这可能包括接触未公布的数据和个人健康信息 （PHI）。未经许可访问、使用和/或分发此类敏感信息可能会导致不必要的严重后果。知道要共享哪些信息以及与谁共享是必须的，并且需要信任您的判断力。确保清楚地了解何时共享数据、与谁共享、以何种格式共享数据、采取了哪些安全措施以及如何处理数据传输。最终，主要调查员、研究经理和机构负责教育和培训员工访问和处理敏感信息，并提供有关所涉及的道德问题的信息。应该有适当的协议和程序。请务必了解他们并注册任何可以为您提供有关这些问题的培训的课程。
如果您支持的研究适用于人类受试者和PHI，您的研究团队将与IRB合作以获得批准进行研究。有时，IRB会感觉像是一个受法规约束的压迫性监督机构，旨在抑制研究，但IRB旨在保护人类受试者免受不道德的科学研究，同时确保最高质量的研究标准[12]。您可以在行政上支持和软化IRB，协议主任/首席研究员和研究团队之间的关系。管理角色通常可以帮助IRB通信，协议修改和修订提交以及准备报告。
尝试熟悉管理信息共享的规则和指令。由于您小组中的首席研究员可能没有时间熟悉该指令，因此请尝试调查这会如何影响小组中进行的科学。它还将帮助您的研究团队保持合规性。

规则 7：尽可能多地参与入职流程
新人的入职流程是让他们适应新职位、新团队以及整个组织的关键时刻。尽管人力资源、首席研究员和实验室经理是新员工入职流程的重要组成部分，但行政人员通常也参与该过程。对于新员工来说，让他们感到自己得到了新组织的支持非常重要，特别是因为开始新工作可能会带来一些挑战。对于在国外工作的新移民来说，挑战可能更为重要，这在研究中很常见。
在新员工到来之前，与首席研究员和实验室经理以及人力资源部门联系，以确保制定入职计划，并委派负责每个步骤和任务的人员。为新员工提供简化的入职流程会影响整个团队和组织成功的方方面面。您可以为新实验室成员执行的操作项示例可能包括以下内容：成为新员工可能遇到的任何问题的关键人物，协助新员工注册任何相关的入职课程或认证，告知小组有关新员工的信息，以便他们了解他/她的到来， 并寻找一位导师，可以将新人介绍给其他实验室成员，并告知他/她任何相关信息。尽管所有这些例子看起来都是小任务和手势，但它们可以使您的新员工感到受到热烈欢迎、重视并为成功做好准备。
要记住的黄金法则是以您希望被对待的方式对待某人，这意味着在专业和个人层面上对待新人，如果您处于相同情况，您希望被对待的方式。您还将从一开始就与新的实验室成员建立良好的工作关系。

规则8：欣赏和支持文化多样性
在国外的科学和研究方面有多种教育和工作机会。拥有具有广泛文化多样性的研究团队是很常见的。对领导力、沟通和反馈风格等领域行为的期望可能因文化而异[13]。重要的是要对文化差异保持敏感，避免无意中的刻板印象[13]。行政人员与首席研究员和研究管理层一起，可以积极参与了解研究团队中存在的不同文化以及如何避免误解和沟通不畅。行政人员可以帮助确定对基于行政的行动和任务的明确期望，同时协助即将上任的国际团队成员全面适应研究团队和新的工作环境。
与文化相关的工作偏好，如时间管理、任务导向、风险导向、直接性，甚至幽默感，对团队动态都有重要影响。一些国际科学家发现，社交的优先级（包括男性和女性之间的互动）与他们习惯的不同[13]。他们很可能会感受到思想和价值观的差异，并经常遇到挑战，特别是在与权威的关系方面。这些观点可能因国家而异，您可以帮助新来者适应研究所的公认规则。
要了解您的团队的各种文化工作和社会偏好，您可以首先询问他们来自哪里以及他们学习和工作的机构。询问他们的沟通偏好以及他们在处理行政、项目协调和管理以及整体团队互动和管理任务时习惯的管理工作风格。当工作中出现困难时，你可以成为他们可以求助的人，特别是当他们对与实验室同事或其他同事提出这些问题感到不舒服时。鼓励他们保持开放的心态并提出问题。目标是努力找到共识并建立明确的期望。在这个过程中，你最终可能会学到一种新的方法或方式来做某事，以应用于你自己的工作或整个团队。
您还可以推荐让他们更多地了解当地文化的方法。您可以告诉他们当地的传统和节日庆祝活动。您可以建议他们应该退房的餐厅和他们应该考虑品尝的新食物。您可以建议他们可以听到当地欣赏的音乐或博物馆参观的地方。沉浸在当地文化中是他们适应新社区的好方法。
重要的是要重视文化多样性，了解人与人之间的差异，同时认识到这些差异是一种宝贵的资产。多元文化主义提高了生产力、创造力和员工敬业度，并以意想不到的方式打开了通往新机遇的大门[14,15]。混合和共同创建工作流程和方法可以帮助您和整个团队创建一个丰富、平衡和舒适的环境。参与研究团队的文化多样性。

规则9：公平对待每个人
在一个研究团队中，有些人的等级、责任和需求非常不同。行政人员通常被分配更优先考虑支持更高级成员（教师、首席研究员、高级博士后等）的要求和需求，但处于早期职业阶段的人（本科生、技术人员、初级博士后等）也需要支持。无论资历和地位如何，研究团队中的每个人都需要感到他/她得到了足够的行政支持并得到了公平的对待。他们并不都需要相同级别的支持，但您为所有团队成员提供的服务质量应该相似。
管理支持资源不是无限的，因此最好设置一个可以提供给每个责任级别的人员的服务列表，并定期对其进行审查以进行任何必要的更改。不要将自己局限于该列表，因为您总是希望寻找新的方法来扩展和发展您的技能组合。确保了解更高级别的请求和紧急事项将始终优先考虑，但您还将处理其他请求。让人们知道与任务完成相关的期望和时间表很有帮助。定期检查每个团队成员，看看他们是否需要任何任务的帮助。您的行政支持使整个研究团队受益。
人永远是最重要的资产，应该得到优质的服务。每个人都应该感到他们对团队和科学的贡献很重要。一旦他们成为校友，他们将成为机构和您工作的大使。
规则10：成为一个积极的团队合作者，展示你独特的品质
虽然你对研究团队的贡献并不科学，但你在帮助首席研究员简化团队的工作动态方面发挥着至关重要的作用。不要停留在阴影中或仅仅做一个观察者。积极工作，找到使您的研究团队更容易管理程序的方法。提出您的观点和改进建议，并帮助开发更有效的方法。让您的研究团队了解他们的想法。在面对问题时，结合行政和科学观点将激励您找到创造性的解决方案来支持您的研究团队。
组织不仅仅是他们的使命宣言、目标、影响、基础设施和政策。组织在很大程度上取决于他们雇用的人员类型，这创造了公司文化。展示您的独特品质。让你的个性闪耀。要真诚。研究中的每个人都欣赏品格，所以做你自己。
您积极的团队合作态度和独特品质将对您的研究团队以及整个机构产生巨大的积极影响。为此感到自豪。
结论
行政专业人员所做的不仅仅是协助。他们是成功研究和组织的支柱之一。他们在多任务处理、计划、组织、客户服务和指导大量人员方面具有很强的技能。他们是有效的沟通者和值得信赖的个人来处理敏感信息。他们是高层人员的守门人，也是整个团队的帮手。它们是通往其他部门的桥梁，有助于促进与其他研究人员和实验室的合作。他们采取主动，在没有被告知的情况下做需要做的事情，并且可以预测未来的需求。他们在科学中的角色在不断发展，并不断承担新的任务。行政专业人员的角色使科学家能够将主要注意力集中在科学上，并减少必要的行政操作的分心。研究管理人员是宝贵的资产，值得专业认可。
许多行政专业人士的口头禅是“没有工作太大或太小”。它们为研究的成功做出了巨大贡献，并对科学产生了重大影响。正如SRAI总裁Kim C. Carter所说，“在普通凡人的世界里，研究管理者是超级英雄”。