斯坦福大学博士后学者任命和角色要求

本文件规定了与斯坦福大学博士后学者的任命、角色、要求和职责相关的政策和程序。
1. 定义
斯坦福大学博士后学者是非录取的实习生，处于研究生身份，在斯坦福大学居住，从事博士以外的高级研究，为独立职业生涯做准备。博士后学者的任命期限有限，可以参与斯坦福大学的研究项目和/或可能得到外部奖励或奖学金的支持。在所有情况下，他们在斯坦福大学的任命都是为了在斯坦福大学教职员工的指导下进行高级学习、研究和培训。
2. 聘用条款
博士后学者被全职任命至少九个月，主要目的是在斯坦福大学接受高级研究、临床和/或学术培训。
在初次任命之前，该任命的条款和条件应由博士后学者和学院导师（例如赞助教师）讨论和商定。这应包括就预期的任命期限、工作范围和培训目标、对年度研究进展和指导的期望、支持的来源和数量达成一致，以及可能的其他细节，例如提交奖学金申请的计划、办公空间、实验室和计算机等支持设备。
斯坦福大学的博士后任命会带来某些确定的福利，包括保险和休假福利。这些定义的福利水平不得通过与部门或教师导师/PI 的个人协议来修改或减少。
所有博士后学者必须在任命的每个学期内在斯坦福大学注册。注册需要由指定的学术部门或学校代表学者支付季度博士后费用。
如果博士后学者希望修读斯坦福大学不要求的学分课程，则该学者负责支付任何学费和额外费用。

A. 资格和期限限制
初次任命通常仅限于在过去三年内获得博士学位或在过去六年内获得医学博士学位的人;如果候选人在获得博士学位后离开了研究活动并希望开始培训计划，则允许此限制的例外情况。个人有资格在斯坦福大学和其他地方从事机构研究培训/活动的总年限不超过五年。此类确定不包括以下期间：
• 在与博士工作相同的论文实验室/研究小组中进行的博士后研究长达一年
• 无薪休假期间
只有在向博士后事务办公室提交请求，并由教师小组委员会对博士后学期例外情况进行审查后，才能延长五年以上，如下所述。所有此类延期请求必须由博士后事务副院长审查和批准。
B. 预约处理
对博士后任命感兴趣的个人应直接向相应的学术部门或教职员工提出询问。教职员工回应有关可能的博士后研究的信件，以确定感兴趣的领域是否适合在斯坦福大学学习，以及是否有足够的办公室/实验室空间和其他资源来支持学者。
经部门批准，赞助教师导师发起对学者的任命。标准录取通知书由该部门生成，并以电子方式传达，并由学者以电子方式接受或拒绝。聘用取决于博士后事务办公室的最终批准。
希望任命博士后学者的部门必须遵循大学的在线流程，并尽早向博士后事务办公室提供完整的文件（包括签证申请），不迟于拟议的任命开始日期前两周（由于签证处理，国际学者可能需要更长的时间）。

C. 联合学位任命者
对于正在攻读联合/双 MD-PhD 学位的候选人，其中两个学位中的一个是首先授予的，如果博士后培训与正在进行的学位无关，则可以在授予学位的基础上进行博士后任命，而第二个学位正在进行中。拥有博士学位的个人，在另一所机构攻读研究生学位课程，并在斯坦福大学从事与其正在进行的研究生学位相关的研究活动，应被任命为访问学生研究人员，而不是博士后学者。对于在斯坦福大学攻读研究生学位课程的博士后任命者，适用双重身份政策，即学位课程博士后学者 （GAP 5.11）。
D. 全职任用
斯坦福大学坚持认为，对博士后学者进行有效和有意义的培训需要学者和大学的全职承诺。因此，斯坦福大学的博士后学者被任命为全职，或相当于 100% 全职等效 （FTE）。不允许为了弥补资金短缺、降低培训期望或适应不足的表现而减少工作量。但是，大学政策允许在与病假和探亲假有关的有限情况下或如下所列情况中描述的情况下兼职任命博士后学者。大学明白，与家庭或健康相关的需求可能需要根据以下准则暂时减少工作量，例如对于新父母，或在接受重大医疗程序或治疗的学员的情况下：
• 对于新妈妈或新爸爸，在与孩子出生或安置（收养或寄养）有关的假期返回后最多三个月内，将全职工资减少到至少 50%。
• 根据适用法律，如果学者或其直系亲属出现严重健康状况，学者在不超过 50 周的有限时间内，在一年内间歇性或一起减少，FTE 降至至少 12%。该规定适用于博士后学者，无论他们是否符合《加州家庭医疗休假法》（FMLA） 或《加州家庭权利法》（CFRA） 规定的法律资格要求。
• 将 FTE 限制降低到 80%，以方便在医学院任命 20% 的临床讲师职位。这些联合博士后学者/临床讲师任命的常见配置是 90/10 或 80/20。必须制作并签署一份修订后的录取通知书，阐明对博士后和临床部分的期望以及总薪酬。
如有必要，并根据适用的联邦和州病假法的要求，博士后学者可以选择根据下文第 6 节所述的休假政策申请无薪休假。临时减少工作量的请求须经博士后事务助理院长审查和批准。考虑因素包括资助机构的限制、研究项目需求和实验室的可用资源以及适用法律。任何工作量的减少都可能需要签署放弃某些福利和特权的协议。

E. 续任和延期/续期
博士后学者在斯坦福大学定期任命，通过发布连任通知，任期最长可达五年。教师赞助商可以要求延长超过五年的总数（见下文第 2.F 和 2.G 节）。在其任期内，任用取决于令人满意的业绩和资金的存在。在任期结束时，根据本政策规定的限制，根据令人满意的表现、资金的存在、计划需求和持续的签证资格（针对国际学者），任命可能有资格续签。国际学者应注意，博士后任命不能保证与签证资格的长度相匹配。
F. 超过五年期限的标准延期
斯坦福大学的博士后培训计划旨在限制持续时间，并为博士后学者在学术界和其他地方的研究生涯做好准备。根据这一理念，该大学对斯坦福大学和其他地方的博士后任命总任期设定了五年限制，以促进这种过渡。那些希望在博士后学者任命的任期限制之后继续在斯坦福大学从事研究的人，应该在必要时被转移到大学更合适的分类。在下列两种情况下，教师导师可以要求对任期限制政策进行例外处理，以便将斯坦福大学博士后学者的当前任命延长到五年以上的总研究经验。
• 该学者已被录取，并接受了具有明确开始日期的职位，斯坦福大学任命的延长将在短时间内（不到 1 年）过渡到该职位的开始。
• 延期将允许完成具有国家或国际竞争力的博士后研究奖学金。
在这种情况下，在向博士后事务办公室提交证明文件后，可以授予行政批准。适当文件的示例包括：奖励或工作邀请函、概述案件细节的教师赞助商的理由以及学者的简历。任何其他例外情况都很少见，如下所述。

G. 博士后资格和任期限制的罕见例外
在上述第2.F节所述以外的情况下，教师导师可能希望要求对在获得博士学位后已积极研究五年的个人进行初步任命或延期。此类案件需要如下所述进行正式审查。
在向博士后事务办公室提交以下文件后，可以授予新任命的第六年或现有任命的延期：
• PI 的请求（表格可在此处获得)
• 学者的培训计划（表格可在此处获得）)
• 学者更新的简历
• PI 的完整 IDP 培训记录副本（可在此处获得） 如果录制的 IDP 会议存在空白，应提供解释。
在斯坦福大学接受第二个博士后培训职位的学者在代表研究方向发生重大变化的新领域，可以接受长达六年的培训。在这种情况下，该请求将由教职员工委员会审查。为了获得批准，该委员会将审查以下内容：
• 向博士后事务办公室备案的年度个人发展会议记录。请参阅此处的 IDP 政策。
• 学者更新的简历
• 教师导师对先前和拟议的新研究领域之间的区别的明确描述。
如果不符合上述标准或第 2.F 节中提到的标准，则其他超过五年培训的学者的新任命或延期请求将由教师委员会进行更详细的审查。在延长现有任命的情况下，需要提供以下材料：
• 从斯坦福大学任职的第一年开始，博士后学者的教职员工为实现学者的研究目标而进行的持续指导。这种说明可以通过提交年度指导进度会议记录和摘要来证明。
• 博士后学者和教职员工在延长期内商定的过渡计划的书面说明
• 可选：来自积极指导博士后学者的教职员工的第二封支持信。
委员会将根据所需的支持证据考虑案件的案情：
• 审查职业过渡计划，包括将要或已经访问的时间表和资源。
• 回顾博士后在博士后培训期间的研究活动。
• 审查教师赞助商的实习生历史和成果。
• 概述任命或延长博士后学者身份（这是一个培训期）而不是追求学术人员研究员或其他工作人员职位的原因的理由。
• 如果学者有重大的家庭义务，委员会将在延期请求中予以考虑。
在每种情况下，委员会都会向研究生教育副教务长提出建议。最终决定由研究生教育副教务长做出。

H.委任部门提早终止聘用
博士后的任命取决于计划需求、令人满意的表现和资金的存在。在期限结束时没有保证或暗示的续约;教师导师和博士后应在结束日期之前讨论续签，如果需要签证，至少需要 3 个月。国际博士后可能有资格获得长达五年的J-1签证计划，但不能保证任命会续签。根据大学政策规定的限制，该任命可能会被提前终止或不续签。
由于资金短缺、项目需求变化或缺乏足够的研究进展或表现不佳，博士后任命可能会在商定的任命结束日期之前结束。在确定学者的不当行为发生后，也可以提前终止。
如果终止是基于不当行为或原因（包括披露或滥用机密信息、利益冲突、滥用大学资源或任何其他不利于大学运营或违反大学政策的不当行为或行为），经博士后事务副院长批准，可以免除提前终止通知。
在所有可能提前终止的情况下，教师发起人必须联系该系的博士后管理员，他也可以建议与博士后事务副院长讨论此案。
教师赞助人应在提前终止日期前 30-60 天向博士后发出提前终止通知，并抄送博士后事务副院长。在资金短缺的情况下，通常提前 90 天通知。如果博士后持有签证，教师赞助商还必须向贝克特尔国际中心提供提前终止日期的书面/电子邮件通知。
任何因学术或研究进展不足而导致的解雇都必须遵循教师导师进行进度讨论和书面评估的过程。这一过程必须注意为纠正任何缺陷而采取的具体步骤，以及如果这些缺陷在特定日期之前仍然存在，则提前终止的可能性。此类过程在采取提前终止行动之前的几周/几个月内进行。
3. 国际博士后签证
斯坦福大学以J-1（研究学者）身份任命国际博士后学者。从其他任命转来的 J-1 学者必须保持持续的活跃状态（不允许中断 J-1 计划资格）。在任命国际博士后学者时，该部门必须通过斯坦福大学国际中心（Bechtel）申请签证。签证申请只能在审查博士后事务办公室的任命申请时获得批准。
如果国际学者被批准获得H-1B（或其他就业）签证身份，则必须向这些学者支付工资。见下文，附件B：斯坦福大学博士后学者的H-1B（和其他工作签证）政策。

四、财政支持水平和来源
博士后学者必须得到斯坦福大学的资助和合同、培训资助、部门或学院奖学金基金或外部奖学金的支持，或这些来源的组合。博士后学者可能无法自给自足。博士后学者的福利在附件 D 中定义，见下文。
所有博士后学者，无论其资金来源如何，都必须根据斯坦福大学在任命时每年确定的经验年限以及随后每年的 1 月 <> 日至少获得最低水平的报酬。学校还可以为在该学校内支付的博士后学者设定更高的最低工资水平。
在医学院任命的标准或高级临床培训计划的博士后学者必须根据既定的斯坦福医院和诊所 （SHC） 研究生年 （PGY） 水平支付有效并符合 SHC 研究生医学教育要求。
资金不受大学学术日历的限制，必须在部门确定的预约开始和结束日期开始和结束。对博士后学者的所有经济支持，无论是作为工资还是津贴支付，都必须通过斯坦福大学的研究生经济支持（GFS）系统输入和记录。
A. 委任获资助项目
来自斯坦福大学研究合同和赠款的付款，或来自学者提供服务以换取工资的其他来源的付款，例如随叫随到的值班，将在大学的 GFS 系统中以助学金任命的形式处理。博士后学者的工资支付是通过大学工资办公室支付的，该办公室将预扣适当的税款，并适用协商的附加福利率。请参阅下面的第 6 节。
如果博士后学者的工资低于 50% FTE（例如，如果学者的大部分支持是以奖学金津贴的形式，并附有补充工资），则工资将按“或有”附加福利率收取。
B. 奖学金支助
博士后奖学金是对个人博士后学者的经济支持的竞争性奖励，提供津贴，在某些情况下，提供斯坦福大学的注册费或其他费用。尽管博士后奖学金可以根据拟议的研究计划授予，但它们不是为了完成特定的工作陈述而授予的，也不会导致雇主与雇员的关系。博士后奖学金是择优授予的，以协助学者进行专业培训和发展。
津贴支持也可以从部门资金、捐赠账户和学校奖学金（如果有）以及培训补助金和其他外部来源提供，如果经济援助不是作为所完成工作的工资提供的。
持有H-1B（就业）签证的国际学者不得获得博士后奖学金。个人博士后奖学金可以指定与公民身份相关的其他限制。持有H-1B签证的学者可以申请奖学金支持，但如果获得奖学金，他们将无法在不改变签证状态的情况下接受资助。
博士后奖学金的申请以与赞助项目相同的方式处理，即申请必须通过赞助研究办公室 （OSR） 或医学院的研究管理小组 （RMG） 进行和批准。申请必须附有已签署的提案制定和路由表 （PDRF），并应在提案到期前至少三天提交给 OSR 或 RMG。
见下文：确定资助是博士后奖学金还是赞助项目的清单。
如果博士后学者的薪水低于 50%，或者完全通过奖学金支持获得资金，则以下顺序适用于确定支付学者保险福利的适当方法：
• 如果学者得到奖学金或机构培训补助金的支持，该补助金提供资金来支付受助人的福利，那么这些资金应用于此目的。例如，NIH NRSA 奖励和培训补助金包括“机构津贴”，用于代表获奖者支付额外费用，包括健康保险。这些资金可用于支付博士后学者的福利费用。
• 如果没有奖学金或培训补助金可用于支付学者的福利费用，则该费用必须由部门或其他不受限制的账户承担。在任何情况下，福利费用均不得直接计入被赞助项目。
奖学金申请将仅针对获得批准的博士后任命的个人进行处理。如果学者尚未到达并开始任命，则奖学金申请必须随附录取通知书的副本
5. 工作规定：I-9要求
博士后学者，无论公民身份如何，如果没有有效的 I-9 表格，都可能无法获得薪水。9 年《移民改革控制法》要求提供有效的 I-1987 表格。奖学金或培训补助金的支持不需要 I-9 表格。可能需要其他表格，特别是对于国际学者。

6. 州和联邦税务合规
所有博士后学者都必须在斯坦福大学备案社会安全号码。博士后学者收到的所有资金，除如下所述的外国来源外，均需缴纳美国联邦所得税。为支持学者的教育（例如，作为学生参加会议）而产生的差旅费的报销可能是应报告的收入。
注意：来自外国来源的收入流向非居民外国人不征税。来自外国来源的收入流向美国公民或居民外国人需缴纳美国税。
A. 斯坦福研究合同和赠款的付款
斯坦福大学研究合同和赠款的付款将被预扣（W-4表格应在工资单上提交）。这适用于美国公民和居民或非居民外国人的博士后学者。来自与美国签订税收协定的国家的外国公民可以通过在收到第一笔工资付款之前提交表格 8233 来符合该条约的资格。
B. 津贴支付
美国公民或外籍居民的博士后学者的津贴（来自奖学金基金或培训补助金）不得预扣。这些学者将通过 IRS 表格 1040-ES 和加州表格 540-ES 支付季度预估税。任何向外国公民发放的奖学金津贴（如上所述，来自非居民外国人的外国来源除外）将按 14% 的税率预扣税款，除非他们是与美国签订税收协定的国家的合格居民。所有符合此类条约条件的非居民外国人如果希望申请豁免，必须在第一次支付津贴之前向工资办公室提交 W-8 BEN 表格。
请注意，规则和政策将根据需要进行修改，以适应税法的变化。联系斯坦福大学工资办公室，了解有关税收的更多信息。

7. 注册费
每个学季，斯坦福大学将收取博士后注册费，并代表博士后学者支付。这笔费用可以直接从支付学者的赠款或合同中收取，也可以从支持学者的奖学金中扣除。如果这些资金来源都不可用，费用将由任命学者的教师赞助商/部门支付